Processen evolueren in de loop van de tijd. Ze worden complexer, hebben meer storingen en geïmproviseerde oplossingen en hebben meer verouderd of overbodig werk. Bij het analyseren van een proces om het te verbeteren, helpt het enorm om deze verspilling in kaart te brengen, zodat deze in de verbeterfase kan worden verwijderd nadat er passende oplossingen voor deze verspilling zijn gevonden. Wat zijn de standaardvormen van verspilling in processen?
1. Transport
Onnodige verplaatsing van materialen en papierwerk (tussen locaties, binnen locaties). Transport kost geld (via portokosten of simpelweg vanwege tijdsbesteding) en verhoogt de doorlooptijd.
Remedies: processtappen of locaties beter stroomlijnen en combineren.
2. Beweging
Onnodige verplaatsingen van mensen: van bureau naar plank lopen, informatie opzoeken, schakelen tussen verschillende computersystemen, werken met softwareapplicaties die te veel toetsaanslagen of muisklikken vergen. Beweging verhoogt de verwerkingstijd.
Remedies: het beter stroomlijnen van de werkruimte en computertoepassingen voor snelheid en efficiëntie.
3. Overtollig of dubbel werk
Werk dat vergelijkbaar is met of identiek is aan andere taken in het proces, of werk dat geen waarde toevoegt, zoals overbodige inspecties, meerdere goedkeuringsstappen of overbodig papierwerk. Meestal historisch gegroeid en nu als vanzelfsprekend beschouwd.
Remedies: combineren en elimineren.
4. Overbewerking
Meer waarde toevoegen dan gevraagd.
- Te strenge controle, streven naar perfectie in plaats van goed genoeg.
- ‘Just-in-case’ logica. (bijvoorbeeld het toevoegen van extra opties aan een product voor het geval de klant hier gebruik van wil maken na aankoop van het product)
- Te veel moeite doen om lastige of luie klanten tevreden te houden (ten koste van de gemiddelde klant).
- Meer en sneller maken dan nodig is.
Voorbeeld: klanten sturen onvolledige formulieren in. In plaats van het formulier ter voltooiing terug te sturen naar de klant, verspillen medewerkers tijd met het zelf verzamelen van de informatie. Dit is geen klantvriendelijkheid, dit is luie klanten belonen ten koste van de gemiddelde klant.
5. Complexiteit
Niet-gestandaardiseerde formulieren, niet-gestandaardiseerde procedures, te veel opties, te veel kanalen en routes.
Remedies: snoeien (elimineer opties die geen waarde toevoegen – ze creëren alleen maar kansen voor problemen) en standaardisatie (ontwikkel producten en procedures rond standaardformulieren, modules en platforms).
6. Defecten en herbewerking
Remedies: foutpreventie, controle en detectie.
7. Voorraad
Buffers, stapels documenten, wachtrijen voor taken. Voorraad legt kapitaal vast en creëert kosten voor verwerking en beheer.
Remedies: lijnbalancering, pull-systeem, stroom uit één stuk in plaats van batchverwerking.
8. Wachttijd
Vertragingen tussen verwerkingsstappen (wachtrijen, buffers). Wachttijd verhoogt de doorlooptijd.
Remedies: enkelstuksstroom in plaats van batchverwerking, lijnbalancering, WIP-controle.
