Ook bij de UvA kan er het nodige verbeterd worden, zo ook bij de aanmelding van nieuwe master studenten. Daarom is er het Lean Six Sigma gebasseerde project 'Master Admissions' gestart.
Steven Losekoot, Programma Manager Onderwijslogistiek, over Master Admissions: ‘Een van de succesfactoren is dat het Onderwijs in dit project volledig wordt meegenomen, met als resultaat een praktisch en haalbaar plan per faculteit met heldere afspraken. De volgende stap is bespreken hoe we het proces willen hebben met elkaar en daar zie ik echt de mooie samenwerking tot stand komen.‘
Openheid en transparantie is een belangrijk onderdeel van Master Admissions, daarom is er gezamenlijk een procesdoelstelling vastgesteld en werd er vooruit gekeken naar de vervolgstappen, welke hieronder teruggelezen kunnen worden.
Terugblik op het afgelopen jaar
Op verschillende pijlers zijn projecten gestart. De eerste resultaten zijn geboekt en we zien steeds meer haakjes tussen de verschillende stromen.
- De visie en strategie werkgroep werkt aan een visie op het admissions proces. Zij kijken vooral wat het proces moet opleveren en borgen dat de basis naar de student toe hetzelfde moet blijven, en kan afwijken waar het echt nodig is.
- Een juiste vastlegging van de basis. In samenwerking met juridische en academische zaken zijn er de juiste richtlijnen opgehaald over ‘wat mag wel’ en ‘wat mag niet’. Ook wordt steeds duidelijker wie wat doet en wat beslist in de keten. Daarnaast ligt er een advies hoe er verder gewerkt kan worden met het invoeren van heldere toelatingseisen volgens een 'Admissions Framework'en hoe Master Admissions met de pre-masters om kan gaan.
- Er zijn in de proces verbetertrajecten al een aantal verbeteringen doorgevoerd gericht op het verlagen van het percentage incomplete dossiers en het verminderen van het aantal onnodige aanmeldingen van niet toelaatbare studenten. Vanaf volgend aanmeldjaar zal er ook gemeten kunnen worden of deze het gewenste effect hebben. Zijn er inderdaad minder incomplete dossiers? Is het voor studenten duidelijker of ze wel of niet toelaatbaar zijn?
- Er is een duidelijke ambitie om het proces verder te onderbouwen met data. Data om inzicht te krijgen op de doelstellingen en te sturen op het proces. Verschillende dashboards zijn daarvoor in ontwikkeling samen met de gebruiker en er wordt volop gewerkt aan een goede infrastructuur.
Wat kan men verder nog verwachten?
Alle geleerde lessen van het afgelopen half jaar vertalen zich naar een vervolgplan. Er is een ambitieuze procesdoelstelling vastgesteld op: Binnen 14 dagen conditioneel toegelaten tot de master. Dat voelt spannend en roept vragen op, maar wordt ook gezien als een mooi gezamenlijk streven. Duidelijk is in ieder geval dat deze doelstelling gaat helpen met het verder ‘continu’ verbeteren van het proces en hoe het project daarvoor georganiseerd moet worden. In de tweede helft van het jaar zal Master Admissions zich gaan richten op het verbeteren van de uitvoering in de keten:
- Vanuit Master Admissions worden faculteiten geholpen met het maken van een implementatieplan om te komen tot een kortere doorlooptijd
- De verschillende centrale afdelingen en afdelingen binnen de faculteiten gaan zich organiseren als keten binnen het Master Admissions proces
- Er komt een kernteam Master Admissions die regie neemt en sturing kan geven aan het ketenproces en de samenwerking verstevigt
- Er wordt gewerkt aan een structuur van (keten)overleggen, dag- en weekstarts en visuele sturing op doorstroom van dossiers
- Vanuit Master Admissions wordt er doorgegaan met het sturen op procesverbetering en data
